Dimentichiamoci delle atmosfere noiose, delle grandi sale fredde e un po’ tristi, dell’arredamento anonimo e del pubblico distratto, se non addirittura assopito in attesa di poter abbandonare la propria poltrona e dirigersi verso il buffet o verso l’uscita. Se si vuole organizzare un evento conferenza a Milano, nessun dettaglio può essere lasciato al caso: dall’arredo alla disposizione delle sedie, dal coinvolgimento del pubblico al buffet.
Il primo consiglio è quello di fare una ricognizione degli spazi evento a Milano, l’offerta è ampia e sono moltissime, e molto diverse tra loro, le location che si prestano all’organizzazione di una conferenza. Occorrerà visitarne diverse prima di trovare quella che non solo meglio si adatta al tipo di evento che state organizzando, al pubblico atteso e al tenore dei contenuti che proporrete, ma che sia anche capace di comunicare la vision, il sistema di valori e la filosofia della vostra azienda o istituzione.
Un consiglio nella scelta dello spazio che ospiterà l’evento è quello di orientarvi verso soluzioni il più possibile personalizzabili. Una volta trovata la location che fa per voi, sarà divertente sbizzarrirsi nell’allestimento. Ecco cinque proposte creative ed originali.
1. La disposizione dei posti
Invece del palco, le sedie disposte a platea, gli speaker che si alternano sul palco per fare il loro show frontale, perché non stravolgere le geometrie e i ruoli abbandonando la classica divisione pubblico-speaker? Un consiglio è quello di evitare la platea stile teatro o aula di università e posizionare dei grandi tavoli rotondi in modo sparso nella sala, il pubblico in sala ascolterà gli interventi e avrà anche la possibilità di socializzare, confrontare opinioni e punti di vista. Ma allora che fine fa il palco? Gli speaker si alterneranno con i loro interventi su un palco disposto nel bel mezzo della sala e soprattutto nel bel mezzo del pubblico che si sentirà sicuramente più coinvolto e sarà meno pronto a distrarsi.
2. Dai spazio ai contenuti creati dagli utenti
Oggi, grazie ai social media e ai dispositivi mobile, la partecipazione a un evento è decisamente più interattiva, anzi, non si può più pretendere che assistere a una conferenza sia un’esperienza di pura fruizione, ognuno di noi è troppo abituato a reagire producendo contenuti propri, commentando in tempo reale, esprimendo la propria opinione. Chi organizza un evento deve dare ai partecipanti questa sensazione di ascolto e di inclusione, i partecipanti devono sentirsi al centro dell’evento e avere a disposizione tutti i mezzi e le informazioni necessarie per poter creare i propri contenuti e condividerli, ovviamente nel rispetto degli altri partecipanti e delle finalità dell’evento stesso.
3. L’importanza del colore
La psicologia e le neuroscienze hanno dimostrato ampiamente che ogni colore ha un effetto specifico sulle emozioni e che può facilitare certi stati d’animo o stimolare certe azioni. Anche nel caso dell’allestimento di una location, della scelta degli accessori e dell’illuminazione, l’uso del colore è determinante ai fini del raggiungimento degli obiettivi dell’evento sia della soddisfazione del pubblico.
A seconda del contenuto dell’evento stesso, ecco i colori o le sfumature più indicate.
Il rosso è il simbolo dell’energia vitale, un colore che stimola l’azione, genera forza di volontà, facilita l’estroversione.
Il blu è il colore che facilita le relazioni interpersonali, genera armonia e senso di empatia.
L’arancione è il colore che stimola la creatività, aumenta il senso di fiducia in sé stessi, rassicura. .
Il viola invece è il colore che libera l’emotività e la fantasia.